Para implementar el proyecto era necesario hacerse una idea del grado de desarrollo de la cultura ética al interior de las Pymes. Surgió entonces la necesidad de aproximarse a una de ellas para desarrollar un proyecto que, además de fortalecer la ética corporativa en el interior de la misma, diera a la Corporación un panorama general de las particularidades y necesidades de este tipo de empresas.

Transparencia por Colombia y el Centro Colombiano de Responsabilidad Empresarial (CCRE) ⁵ desarrollaron una experiencia piloto en una pequeña empresa del sector de Auto partes. En esta experiencia piloto, se realizó un diagnóstico de clima ético y se construyeron compromisos éticos de manera colectiva, materializados en un Código que lleva el nombre de la pequeña empresa.

Finalizada esta experiencia, Transparencia por Colombia entendió que era necesario comenzar a diseñar los Programas Integrales de Ética de tal manera que respondieran a las características identificadas en esta primera experiencia y, además, que para lograr un impacto suficiente era necesario encontrar una manera para que los Programas Integrales de Ética se pudieran aplicar de manera masiva en las Pymes del país.

En este contexto comienza a estructurarse un ambicioso proyecto que incluiría no solamente el diseño de una herramienta de autogestión para las Pymes, sino también su divulgación y monitoreo.

1. Diseño y construcción de la metodología del Programa Integral de Ética para Pymes.
2. Divulgación de la herramienta y entrenamiento de facilitadores a través de alianzas.
3. Monitoreo de la aplicación de la herramienta y análisis de su impacto.

La Corporación Transparencia por Colombia, con el apoyo del Ethics Resource Center⁶, trabajó en la definición del enfoque, los objetivos y la caracterización de los módulos del Programa Integral de Ética para Pymes. Los componentes de esta primera etapa son:

a) Enfoque y características Generales de la herramienta

• Auto aplicada: es de fácil manejo para el empresario por eso la empresa puede aplicarlo por sí sola.
• Dinámica: busca generar dinámicas de trabajo participativas.
• Reflexiva: invita constantemente a la reflexión.
• Adaptable: pretende adaptarse a la realidad especifica de las PYMES.
• Interdependiente: todos sus componentes responden a una lógica de interrelación.

b) Cartilla General

La Cartilla es un documento corto y didáctico que contiene el objeto, beneficios, contenido y características metodológicas del Programa Integral de Ética para Pymes. Busca despertar el interés de los empresarios en el mismo.

c) Módulos básicos y de Apoyo Temático

Existen dos módulos básicos: el de "Diagnóstico de Clima Ético" y el de "Construcción de Compromisos Éticos". Los demás han sido denominados módulos de apoyo temático y contienen estrategias para fortalecer aquellos puntos de debilidad encontrados en el diagnóstico de Clima Ético.

Módulo No.2 Construcción de compromisos éticos: permite construir colectivamente unos compromisos éticos que sirvan de marco de referencia a los comportamientos y a la toma de decisiones de la empresa, mediante la identificación de los valores, los grupos de interés y los riesgos que deben enfrentar quienes trabajan en la empresa. Estos compromisos se construyen en un taller que se realiza con todos los directivos y empleados de la empresa.

Estos últimos, en conjunto, ofrecen a la empresa el apoyo necesario para lograr el fortalecimiento de la cultura de valores. Además, pueden ser implementados simultáneamente ya que no dependen el uno del otro, aunque se retroalimentan.

Módulo de Definición e implementación de mecanismos para resolución de conflictos: Pretende alcanzar un equilibrio en las relaciones interpersonales del equipo de trabajo y en las relaciones de la empresa con su entorno, mediante el fomento de un compromiso colectivo que brinde soluciones efectivas a los conflictos.

Módulo de Diseño e implementación de la estrategia de comunicación: Sin una estrategia clara y permanente de comunicación que estimule el cumplimiento de los acuerdos éticos definidos tanto en el interior de la empresa como en el exterior, el entusiasmo de quienes trabajan en la empresa puede verse disminuido con el tiempo.

Módulo de diseño y puesta en marcha de la estrategia de capacitación: La cultura de la organización está muy influida por los procesos de capacitación y entrenamiento ético. Los objetivos básicos de este módulo son incentivar en el equipo de trabajo actitudes y prácticas éticas, y desarrollar los criterios necesarios para tomar decisiones y resolver los dilemas éticos que se presentan en cualquier empresa.

Módulo de Gobernabilidad en Empresas Familiares: Este módulo está orientado a construir ambientes de confianza y responsabilidad sostenibles, en las empresas cuyos dueños y trabajadores pertenecen al mismo núcleo familiar.

Módulo de Desarrollo del Liderazgo Ético: El líder tiene la responsabilidad de articular con claridad los valores corporativos y de influir en la apropiación de una cultura organizacional, mediante la aplicación de políticas organizacionales que respondan a una estrategia basada en los valores.

Módulo de evaluación de la efectividad del Programa: permite evaluar el desarrollo del Programa Integral de Ética en el interior de la respectiva Pyme, mediante la definición y aplicación de indicadores que faciliten su retroalimentación. El seguimiento busca evaluar los contenidos y la metodología del programa para ajustar sus prácticas en forma continua.

En esta fase se pretende establecer alianzas con gremios, instituciones y organizaciones que representen y trabajen con las Pymes. Esta segunda fase aún no se ha comenzado a desarrollar. Sin embargo se han realizado acercamientos con algunas agremiaciones y entidades que trabajan este tema para recibir retroalimentación en relación con el diseño y construcción de la metodología, que es la fase que se encuentra en desarrollo actualmente.

El objetivo es, que este acercamiento se convierta, más adelante, en una alianza que contribuya a hacer sostenible el proyecto. Estas alianzas permitirán promover la aplicación masiva del programa, concretar la voluntad de los empresarios en su aplicación, apoyar el entrenamiento del personal necesario (facilitadores de los talleres, por ejemplo) para transferir la metodología a quienes estén interesados en aplicarlo y brindar asesoría al empresario para la autoaplicación del mismo. Los foros, reuniones y seminarios que organizan los gremios para discutir temas relacionados con las Pymes, son los espacios propicios para que Transparencia se haga presente y exponga el proyecto a los empresarios.

Se desarrollarán una serie de indicadores para evaluar la efectividad del Programa general durante su aplicación en cada Pyme, y la manera como la aplicación masiva de la herramienta ha contribuido a hacer de las Pymes empresas más transparentes, eficientes y probas.

Actualmente se están aplicando los dos primeros módulos, a manera de prueba, en 5 Pymes que hasta la fecha se han incorporado al proyecto, bajo la dirección de Transparencia por Colombia. En la facilitación de los talleres propios de estos módulos, han intervenido tanto facilitadores externos entrenados por la Corporación, como facilitadores de la empresa y del equipo de Transparencia por Colombia. Esto se define de acuerdo con la disponibilidad de cada empresa. Cabe anotar que los talleres tienen una duración de tres horas aproximadamente.

Los módulos subsiguientes, llamados módulos de apoyo temático, se están desarrollando con la ayuda de expertos en temas de desarrollo organizacional, formación en valores, resolución de conflictos y manejo de empresas familiares. Los asesores externos se vinculan a la Corporación, ya sea por contratación directa o por un proceso de convocatoria abierta.

Existe una primera versión del módulo de gobernabilidad familiar, construido por el INALDE (Instituto de la Universidad de La Sabana dedicado a la formación empresarial), que se está probando en tres empresas. Se realizaron convocatorias a expertos para el diseño de los módulos de "Estrategias de Capacitación" y "Estrategias de Comunicación". El primero ya fue adjudicado y en el segundo, las propuestas recibidas están siendo evaluadas.

En desarrollo de la primera fase, además del resultado obtenido con la aplicación de la experiencia piloto, se han logrado los siguientes resultados:

Se cuenta con un primer borrador de la cartilla general, del módulo 1 y del módulo 2 que se modifican en la medida en que el proceso de prueba proporciona elementos de ajuste.

Se cuenta actualmente con una primera versión del módulo de gobernabilidad familiar, llamado "Guía práctica para la Empresa Familiar en Colombia" que se está probando en tres empresas. Se ha avanzado en la construcción del módulo de capacitación. Este módulo se encuentra en la etapa de sondeo en 10 Pymes, con el fin de ajustar su contenido. Se cuenta con los términos de referencia de los módulos de "Liderazgo Ético", "Resolución de conflictos" y "Evaluación y Seguimiento".

Ha habido una alta receptividad de los pequeños empresarios en relación con los módulos puestos a prueba. Según ellos, a pesar de que el diagnóstico no es en profundidad (por ser auto-aplicado), definitivamente refleja realidades de la empresa que han llegado, incluso, a complementar ejercicios previos desarrollados por otras entidades especialistas en temas de clima organizacional.

En relación con los talleres, los empresarios manifiestan que éstos han contribuido a incrementar, primero, el sentido de pertenencia, segundo, la formación de una conciencia colectiva y tercero, la cultura de rendición de cuentas. Por último, han coincidido en que es una herramienta útil para resolver dilemas éticos que, en muchas ocasiones, no serían capaces de abordar y discernir por sí solos. Además en la medida en que consolida a la empresa en torno a un proyecto común, mejora las relaciones con su entorno e incrementa su competitividad en el mediano y el largo plazo.

Aún cuando en un primer momento los pequeños empresarios han reaccionado de manera positiva cuando se les presenta la posibilidad de trabajar el Programa, y han manifestado su gran interés por trabajar el tema de la Ética, existen limitaciones de carácter estructural al interior de las Pymes que dificultan llevar el Programa a la práctica.

Las limitaciones son, primero, de tiempo puesto que la intensidad del trabajo es alta y no se puede ver interrumpida abruptamente por un ejercicio que, en sí mismo, requiere espacios y tiempo determinados. Segundo, se presentan limitaciones económicas que restringen la posibilidad de la empresa de invertir en la asesoría necesaria para la aplicación de la herramienta. Tercero, en términos de recursos humanos, es evidente la carencia del personal capacitado para liderar este tipo de ejercicios. Cuarto, el hecho de que muchas de las Pymes en Colombia son empresas compuestas por familias, es difícil lograr que los trabajadores separen su parentesco de la relación laboral, para poder trabajar los diferentes obstáculos que se presentan en el clima organizacional.

Teniendo en cuenta las limitaciones de las Pymes, ha sido una labor complicada lograr encontrar la herramienta que se adecue a ellas. Esta labor ha demandado un alto nivel de creatividad y versatilidad al momento de diseñar la herramienta. De hecho, la razón por la cual Transparencia por Colombia diseñó el Programa con dos Módulos Básicos y otros de Apoyo Temático que se aplican según se necesite en la Pyme, responde precisamente a que no todas las Pymes son iguales y a que cada una debe tener la oportunidad de escoger qué módulos de Apoyo Temático se deben aplicar en la empresa, de acuerdo con sus particularidades.

Una de las principales dudas ha sido siempre, cómo lograr que la herramienta tenga un impacto real en las Pymes y, en consecuencia, en el interior de la comunidad empresarial. Para lograrlo, la Corporación es consciente de que no es suficiente con probar la herramienta y ajustarla. Es indispensable que Transparencia logre comprometer a actores importantes al interior de la comunidad empresarial que estén dispuestos a aliarse con ella en la labor de difusión y masificación del Programa.

En igual sentido, es fundamental lograr medir el impacto en la aplicación masiva de los Programas. Solamente así se logrará tener certeza sobre la contribución de la herramienta a la modificación de la actitud empresarial al interior de las Pymes colombianas. Por lo tanto hay que ser muy estratégicos en el diseño de los indicadores de monitoreo de la tercera fase.

Teniendo en cuenta que por ser una herramienta de manejo gerencial no debe tener restricciones legales para su aplicación en otros países, las siguientes son algunas recomendaciones para quienes estén interesados en implementar el proyecto.

Antes de aplicar la herramienta es necesario prestar especial atención a las características de la comunidad empresarial del país donde se implementará para que el Programa responda a la realidad a la cual se está aplicando.

Construir una(s) primera(s) alianzas(s) con una o más Pymes, o con un gremio, para tener los interlocutores adecuados al momento de iniciar el trabajo.

Buscar resultados puntuales en el corto plazo de los cuales aprender, pero tener claro que la masificación del Proyecto, si se quiere impactar estructuralmente la realidad del país, toma tiempo y recursos.

Tener en cuenta que el Programa Integral de Ética debe tener además de sus componentes básicos una parte flexible de tal forma que responda a las necesidades identificadas y que permita ciertas variaciones y ajustes con base en las características del entorno empresarial en el cual va a ser aplicado.

Tener en cuenta las restricciones de las pequeñas y medianas empresas a la hora de llevar la herramienta a la práctica, de tal manera que se pueda discernir si las dificultades que se presentan son consecuencia del tipo de empresa con la cual se está trabajando o son resultado de la falta de compromiso de los empresarios y empleados de la misma.

Lograr, desde muy temprano, posicionar el trabajo en ética en el interior de las empresas, como un tema específico e importante que contribuye a su fortalecimiento empresarial y al desarrollo económico de un país.

Hacer lo posible por sistematizar la experiencia en la medida en que se vaya desarrollando, ya que cada experiencia adquirida durante el proceso es un insumo que permite ajustar la herramienta.

Estar alerta para identificar los actores de la comunidad empresarial que puedan convertirse en aliados estratégicos para la divulgación y masificación de la herramienta, de tal manera que genere un impacto real.

La sustentabilidad del Proyecto depende de:

1. Lograr una alta calidad de la herramienta y, sobre todo, garantizar que sea aplicable en el variado contexto de las Pymes,

2. Edificar la capacidad en Transparencia para medir sus resultados y su impacto,

3. Conseguir recursos económicos para la masificación y el monitoreo y lograr que diferentes gremios se interesen en el proyecto y en su implementación a futuro, de tal manera que contribuyan a divulgarlo y masificarlo. Aunque la divulgación del Programa, como tal, corresponde a la segunda fase de todo el proyecto que aún no se ha comenzado a desarrollar, ya se han iniciado acercamientos con algunos gremios y organizaciones que han manifestado su interés de involucrarse. En este sentido cabe anotar que el interés de los empresarios ha surgido de la aplicación misma de los Programas al interior de sus empresas y ha comenzado a hacer eco en el interior de la comunidad empresarial.

Entre los gremios que han expresado su voluntad de comprometerse con el proyecto están:

1. Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio- Confecámaras: esta agremiación está interesada en aplicar esta herramienta para las empresas que han suscrito el código de Probidad.
2. Cámara de Comercio de Bogotá: está interesada en aplicar esta herramienta a las empresas vinculadas a los programas de desarrollo empresarial.
3. La Asociación Colombiana de Pequeños Industriales ACOPI, y la Asociación Colombiana de Clínicas y Hospitales

Notas

[5] El CCRE colaboró con la Corporación solamente en la prueba piloto desarrollada en la pequeña empresa de autopartes "Hermagú."

[6] El ERC se concentró en el apoyo para definir las características de la Pymes y los módulos que deberían incluirse en el Programa, de acuerdo con las necesidades identificadas y los resultados obtenidos en la primera experiencia piloto

[7] Este Software ya está desarrollado en Transparencia por Colombia con el apoyo del ERC