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¿Quién no se ha sentido aburrido, obligado a permanecer
sentado por horas en reuniones, convencido de que ha perdido buena parte
del tiempo de su vida? ¿Quién no se ha desesperado oyendo intervenciones
que no tienen nada que ver con el objetivo para el cual la reunión en
cuestión fue citada? ¿Quién no se ha desesperado aún más cuando los
participantes conversan entre sí, o repiten lo ya dicho, y la persona que
preside no llama la atención a concentrarse en la agenda de trabajo? ¿A
cuántas reuniones hemos asistido que no han seguido siquiera un orden del
día?
Aun cuando el economista J. K. Gallbraith dijo una vez que
"las reuniones son indispensables cuando no se desea hacer nada", lo
cierto es que son mecanismos necesarios para concertar acciones en las
organizaciones donde trabajamos; es un instrumento útil a la socialización
de problemas comunes o individuales que pueden afectar nuestro trabajo
cotidiano. De su utilidad y de la eficiencia al dirigirlas trata este
título.
El libro, cuya primera edición en inglés (How to Manage
Meetings) data de 2002, tiene unas 200 páginas divididas en diez
amenos y concretos capítulos, de lenguaje directo y claro, tal y como las
reuniones y las intervenciones de los participantes en ellas deben ser. El
primero aborda temas como, ¿para qué celebrar reuniones?, ¿por qué
fracasan las reuniones?, y las reglas de oro de la eficacia de las
reuniones. De este último aspecto les adelanto tres ideas del libro:
- "Cada reunión es única (...) tiene objetivos propios (...) y cuando
no se vea la razón para celebrarla, o esos objetivos pueden alcanzarse
de otras maneras, hay que preguntarse si es necesaria".
- "El éxito de una reunión se mide por las acciones que resultan de
ella. Es buena costumbre establecer un listado de actividades después de
cada reunión (...) ¿Han quedado las acciones vinculadas a individuos
concretos? ¿Se han establecido plazos? ¿Quién controlará la
realización?"
- "Dirigir la reunión es responsabilidad de todos. Evidentemente la
presidencia ostenta la responsabilidad principal (...) La persona que
asume la parte administrativa, llamémosle secretario o secretaria, tiene
que (...) vigilar que se cumpla el horario, resumir, tomar notas de los
acuerdos adoptados y, por supuesto, reflejar con exactitud en el acta la
marcha de la reunión y sus resultados."
En los otros capítulos, hasta el cinco, se abordarán
asuntos como el funcionamiento de los grupos, su estructura, cómo se
comportan; cómo preparar la reunión, actividad esta de la que se dice
presupone un 90 por ciento de trabajo previo; qué hay en un orden del día,
cómo confeccionarlo; cómo presidir una reunión, el liderazgo en ellas.
En los capítulos del seis al ocho se analizan aspectos
también claves, aplicables a otros ámbitos que trascienden las reuniones
operativas de organizaciones o entidades de negocios, como conversación
vs. antagonismo, las maneras de incitar a la participación y cómo
solventar problemas en las reuniones, o sea, la dinámica de la solución de
problemas. Es aquí donde se aplican fórmulas conocidas de solución de
conflictos como: identificación del problema, reflexión sobre el problema
y desarrollo de una solución.
El autor ha dedicado el capítulo nueve a las acciones
posteriores a la celebración de la reunión, y el diez y final a los
diferentes tipos de reuniones y la manera de dirigir cada uno de ellos, de
equipo, negociaciones, para lanzar ideas, almuerzos de trabajo,
teleconferencias o videoconferencias y reuniones internacionales.
Este libro, como les decía al inicio, es para aquellos que
deben asistir o dirigir reuniones periódicas y han sentido la frustración
que provoca el despilfarro de tiempo, esfuerzos y energías. Si coincidimos
con el autor en la utilidad de las reuniones porque se trata de "un grupo
de personas que piensan juntas para un fin", convirtamos nuestras
reuniones en instrumentos eficientes aprendiendo a realizarlas. |
